Key-Factor vind je ook op: FacebookTwitter LinkedIn

1)      Neem de hoorn van uw toestel

2)      Toets  #61#  (ISDN #610#)

 

Controle: wanneer u een on-onderbroken kiestoon hoort, is de opheffing succesvol uitgevoerd. U hoort weer  een normale kiestoon.

Goed nieuws: u betaalt géén kosten voor het doorschakelen van uw telefoon aan Key-Factor. U betaalt alleen uw reguliere telefoonkosten aan uw eigen provider. Key-Factor rekent u ook geen extra kosten voor het terugkoppeling van het gesprek aan u (via sms, mail of per telefoon). 

In plaats van doorschakelen vanuit uw bestaande vaste of mobiele lijn, kunt u ook een eigen telefoonnummer van Key-Factor krijgen. U kunt kiezen uit onze grote hoeveelheid beschikbare 088-nummers. Uw relaties bellen dan rechtstreeks naar dit nummer dat wij voor u beheren.

Deze dienst wordt vooral gebruikt voor specifieke afdelingen van bedrijven, zoals bijvoorbeeld de afdeling klantenservice, of als telefoonnummer voor acties/campagnes met een tijdelijk karakter. Ook voor webwinkels of verenigingen is deze dienst een uitkomst!

U krijgt zoveel statusupdates als u wenst: dat kan na ieder bericht zijn dat wij voor u hebben aangenomen en na elke actie die wij voor u hebben uitgevoerd. Of u kunt er voor kiezen om 2 maal daags een update te ontvangen, bv aan het einde van de ochtend en einde van de middag, zodat u nog voldoende tijd heeft om de follow up te lezen vóór het einde van uw werkdag.

Spoedberichten zetten wij altijd direct naar uw mobiel (of ander nummer) aan u door. De kosten daarvoor zijn inbegrepen in uw VoIP-abonnement.

 

Goed nieuws: wanneer u een abonnement heeft (Business Basis of Business Pro Pakket) brengen wij u géén extra kosten in rekening voor de inhoudelijke terugkoppeling. In vergelijk met de meeste andere marktpartijen is het uniek dat Key-Factor dit kosteloos verzorgt. Wij vinden de inhoudelijke terugkoppeling namelijk onlosmakelijk  verbonden met het leveren van adequate en professionele ondersteuning. En daarvoor staan wij garant!

Wanneer wij uw agenda beheren, doen we dat zorgvuldig. Dat betekent dat we eerst met u in kaart brengen welke agendawensen u heeft. We brengen uw workflow in kaart: “wanneer bent u voor wat bereikbaar/inzetbaar”. Ieder afspraakverzoek toetsen wij op uw instructies en vervolgens boeken wij op de meest efficiënte wijze alle afspraken voor u in en maken boekingen op uw verzoek.

We reserveren tevens externe locaties voor u waarbij wij immer trachten korting danwel een gunstig package- prijs voor u te regelen. Wij beschikken over een grote database met locaties én ervaringen en vinden daarom altijd de meest passende voor u!

 

Wanneer wij uw mail beheren, zijn onze ICT systemen op elkaar aangesloten en lezen wij elke mail die binnenkomt voor u. Vervolgens verwerken wij de mail, conform uw instructies, door de mail te beantwoorden uit uw naam of uit naam van uw secretariaat, door te zetten indien relevant én te archiveren zodat u er geen omkijken meer naar heeft.

In uw persoonlijke Dagverslag dat u aan het eind van de geabonneerde werkdag van ons ontvangt, ziet u in het kort wat wij hebben verwerkt. U ontvangt, indien gewenst, tevens een kopie van alle door ons verzonden mail uit uw naam/uit naam van uw secretariaat.

Dat noemen wij ontzorgen in optima forma!

Wanneer wij uw telefoon beheren, schakelt u uw eigen vaste of  mobiele telefoonlijn naar ons door op het moment dat u het wenst, op elke abonnee-werkdag waarvoor u een contract met ons heeft afgesloten. Het minimum af te nemen aantal abonnee-werkdagen is 1 dag (of 2 dagdelen). U krijgt een eigen telefoonnummer van Key-Factor waarnaar u doorschakelt. In onze Voip-telefooncentrale wordt uw nummer geïdentificeerd en nemen wij elk telefoontje professioneel op met de volgende tekst: “goedemorgen/middag, u spreekt met het secretariaat van …., hoe kan ik u helpen?”

Aan het eind van de abonnee-werkdag ontvangt u uw persoonlijke Dagverslag waarin u ziet welke berichten binnen zijn gekomen en welke follow-up uw secretaresse heeft uitgevoerd.

Zorgeloos ondernemen bestaat niet, zorgeloos georganiseerd zijn wel!

Wanneer u een event wilt organiseren, van groot tot klein, van een netwerkdiner tot een productpresentatie, voor klanten of medewerkers: Wij zijn met veel plezier uw eventorganisator!

Wij hebben bijzonder veel ervaring opgedaan met de organisatie van uiteenlopende events en bijeenkomsten waar u uw voordeel mee kunt doen: wij kennen vele locaties (ook de bijzondere!), kunnen scherpe prijzen voor u regelen en dragen zorg voor een perfect georganiseerd event inclusief de zaken erom heen: de uitnodigingenlogistiek, het secretariaatswerk, de facilitaire organisatie, de eventuele hostesses, goodie bags, after sales enz.

Deze dienst bieden wij separaat aan, dat wil zeggen dat u géén abonnement hoeft te hebben bij Key-Factor. Facturatie is op basis van de vooraf in kaart gebrachte te verwachten werkuren en een vast uurtarief.

U ontvangt maandelijks onze factuur waarop uw abonnement van de komende maand (dus vooruit) wordt gefactureerd. Indien relevant, staan op die factuur tevens de kosten die buiten uw abonnement vielen van de áfgelopen maand (dus achteraf).

De betalingstermijn is 2 weken.

Onze Algemene Leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op al onze diensten en ter inzage gedeponeerd bij de KvK Midden Nederland. Wanneer u ons contactformulier invult, sturen wij u graag een exemplaar toe.

 

Daarnaast tekenen wij voor u bij elke opdracht een non-disclosure overeenkomst. Zo weet u zich optimaal verzekerd van een vertrouwelijke omgang met bedrijfsinformatie.

Om uw secretariaat te kunnen voeren, is toegang nodig tot uw mail, agenda en indien relevant, uw dataschijven. Onderstaand vindt u de meest voorkomende internetstandaarden voor het overbrengen van mail en andere data. In de tweede kolom leest u in het kort op welke wijze de aansluiting op de web-based omgeving van Key-Factor plaatsvindt.

 

Internetstandaard

Wijze van ontsluiten

Post Office Protocol ofwel de POPbox

U kunt data delen met Key-Factor door ons een webmail –account beschikbaar te stellen óf er wordt een pop-forwardbox  aangemaakt naar uw eigen mailadres bij Key-Factor (secretariaat.bedrijfsnaam@key-factor.nl)

Cloud computing / SaaS / Office 365

Er wordt een “hosted exchange “ account gemaakt voor Key-Factor zodat wij uw mail en agenda vanuit de cloud, net als u, kunnen bewerken.

Exchange omgeving

Zie boven, met het verschil dat de databeheerder van uw bedrijf een account voor Key-Factor aanmaakt  waarmee toegang tot relevante data wordt gerealiseerd.

Het bedrijf Velzart is onze partner voor alle ICT-vraagstukken. Key-Factor koos ervoor om exclusief met hen te werken omdat zij op bijzonder betrokken wijze, snel én vakkundig hun werk uitvoeren. De aansluiting van uw ICT systeem op dat van Key-Factor is daardoor meestal in één werkdag geregeld! Indien u besluit uw abonnement op te zeggen, verzorgen zij op eenzelfde professionele wijze de deactivering van de aansluiting.
 

U kunt uw telefoon (vast of mobiel) naar Key-Factor doorschakelen op elk gewenst moment, zonder dat vooraf aan ons te hoeven melden, wanneer u een abonnement heeft voor secretariële ondersteuning bij Key-Factor (Business Basis of Business Pro Pakket).

Heeft u een (gewone) analoge telefoonlijn, schakelt u eenvoudig middels  *21 door naar het u toegekende telefoonnummer. Wij identificeren uw telefoonnummer en weten dat er via uw bedrijf wordt doorgeschakeld. Vervolgens nemen wij op professionele wijze uw telefoon aan: “goedemorgen/middag, u spreekt met het secretariaat van …”

Wanneer u ISDN-lijnen heeft, schakelt u door met behulp van *210

Let op:

  • Wanneer u een eigen telefooncentrale heeft (ISDN of Voip) kunt u ook uw eigen centrale programmeren om door te schakelen. Raadpleeg in dat geval de handleiding van uw centrale.
  • Wanneer u normaal gesproken eerst een ‘0’ intoetst om een buitenlijn te kunnen kiezen, dient u dit ook toe doen alvorens u *210 intoetst.

Doorschakelen in de praktijk:

1)      Neem de hoorn op en wacht op de kiestoon

2)      Toets *21 (ISDN *210)

3)      Toets uw eigen doorschakelnummer van Key-Factor in

4)      Sluit af met #

5)      Leg de hoorn op de haak

Controle: wanneer u een onderbroken kiestoon hoort, is de doorschakeling correct uitgevoerd.

1)      Neem de hoorn van uw toestel

2)      Toets  #21#  (ISDN #210#)

Controle: wanneer u een on-onderbroken kiestoon hoort, is de opheffing succesvol uitgevoerd. U hoort nu weer een normale kiestoon.

 

U kunt uw telefoon (vast of mobiel) naar Key-Factor vertraagd doorschakelen op elk gewenst moment, zonder dat vooraf aan ons te hoeven melden, wanneer u een abonnement heeft voor secretariële ondersteuning bij Key-Factor (Business Basis of Business Pro Pakket).

Wanneer u *61 toetst vanaf een gewone, analoge lijn, of *610 bij een ISDN-lijn, wordt uw telefoon naar Key-Factor doorgeschakeld wanneer u niet binnen 20 seconden (3 tot 5 belsignalen) uw eigen telefoon opneemt. U kunt met een gerust hart verder met uw gesprek of overleg in de wetenschap dat uw secretaresse van Key-Factor uw telefoontje professioneel beantwoordt: “goedemorgen/middag, u spreekt met het secretariaat van…”

Doorschakelen voor overflow in de pratijk:

1)      Neem de hoorn op en wacht op de kiestoon

2)      Toets *61 (ISDN *610)

3)      Toets uw eigen doorschakelnummer van Key-Factor in

4)      Sluit af met #

5)      Leg de hoorn op de haak

Controle: wanneer u een  onderbroken kiestoon hoort, weet u dat de doorschakeling goed is uitgevoerd.